Geautomatiseerde facturatie: hoe WaarneemWeb de administratie overneemt
Na het faillissement van SMAN Verzekeringen, waarbij honderden waarnemend huisartsen tienduizenden euro's verloren, is het vertrouwen in tussenpersonen die geld aanhouden historisch laag. WaarneemWeb kiest daarom bewust voor een ander model: wij houden geen geld aan. Wij automatiseren de facturatie.
Wat betekent dat concreet? Bij WaarneemWeb loopt geen geld via het platform. In plaats daarvan automatiseren wij het hele administratieve proces rondom betaling: van factuur tot uitbetaling. Het verschil met een traditioneel bemiddelingsbureau is fundamenteel — wij zijn geen tussenpersoon in de geldstroom, maar een facilitator van de administratie.
Hoe werkt het? Na afronding van een waarneming voert de waarnemer de gewerkte uren en eventuele reiskosten in. WaarneemWeb genereert vervolgens automatisch een DBA-proof factuur op naam van de waarnemer, inclusief alle wettelijk verplichte elementen. Tegelijkertijd wordt een iDEAL-betaallink naar de praktijk gestuurd. De praktijk betaalt de vergoeding plus de servicefee via deze link. Na betaling wordt de vergoeding direct doorgestort naar de bankrekening van de waarnemer.
De stappen in het kort: dienst afgerond, uren invoeren, factuur wordt automatisch gegenereerd, iDEAL-betaallink gaat naar de praktijk, praktijk betaalt, directe doorstorting naar de waarnemer. Het hele proces is geautomatiseerd — de waarnemer hoeft geen factuur op te stellen, geen betaling na te jagen en geen debiteurenbeheer te voeren.
Wat is het verschil met traditioneel factureren? Bij traditionele waarneming stuurt de waarnemer na afloop een factuur naar de praktijk. Dit brengt risico's met zich mee: late betalingen, geschillen over gewerkte uren en in het ergste geval wanbetaling. Gemiddeld wacht een ZZP'er in de zorg 30 tot 45 dagen op betaling. Met WaarneemWeb is de factuur al klaar voordat de waarnemer er ook maar aan hoeft te denken. En doordat we automatisch herinneringen sturen en de betalingstermijn bewaken, hoeft niemand betalingen na te jagen.
De servicefee bedraagt 7% voor de praktijk. Bij betaling binnen 3 dagen geldt een verlaagd tarief van 6%. Waarnemers betalen nooit fees — zij ontvangen 100% van de afgesproken vergoeding.
Betalingen worden verwerkt via Mollie, een door De Nederlandsche Bank (DNB) gereguleerde betaalinstelling. WaarneemWeb houdt geen gelden van gebruikers aan. Er is geen financieel risico voor gebruikers bij het stoppen van het platform — een fundamenteel verschil met het model dat bij SMAN tot problemen leidde.
Geautomatiseerde facturatie is geen toekomstbelofte — het is de kern van hoe WaarneemWeb werkt. Geen Word-documenten, geen herinneringen sturen, geen wachten op betaling.