Factureren als waarnemend huisarts: de simpele manier
Factureren hoort bij het ZZP-bestaan, maar voor veel waarnemend huisartsen is het een bron van frustratie. Facturen aanmaken kost tijd, fouten leiden tot vertragingen en het najagen van betalingen is allesbehalve plezierig. In dit artikel bespreken we wat een correcte factuur moet bevatten, welke fouten je moet vermijden en hoe je het jezelf makkelijker maakt.
Wat moet er op een factuur staan? Als waarnemend huisarts ben je vrijgesteld van btw op medische dienstverlening (artikel 11, lid 1, onderdeel g, Wet OB 1968). Dit betekent dat je geen btw in rekening brengt, maar je moet wel op elke factuur vermelden dat de dienst is vrijgesteld. De verplichte elementen op een factuur zijn: je volledige naam en adres, je KvK-nummer, het factuurnummer (doorlopend genummerd), de factuurdatum, de naam en het adres van de opdrachtgever, een omschrijving van de geleverde dienst, het aantal gewerkte uren, het uurtarief, het totaalbedrag en de vermelding "BTW vrijgesteld op grond van artikel 11 lid 1 onderdeel g Wet OB 1968". Daarnaast vermeld je je IBAN en eventueel de betalingstermijn.
Veelvoorkomende fouten bij handmatig factureren zijn talrijk. De meest gemaakte fout is het vergeten van de btw-vrijstellingsvermelding. Zonder deze vermelding kan de Belastingdienst ervan uitgaan dat je btw had moeten berekenen. Een andere veelgemaakte fout is het niet doorlopend nummeren van facturen — de Belastingdienst eist een ononderbroken factuurnummerreeks. Daarnaast vergeten waarnemers regelmatig hun KvK-nummer te vermelden of gebruiken ze een onjuiste omschrijving van de dienst.
De pijnpunten van handmatig factureren gaan verder dan administratieve fouten. Na elke waarneming moet je een factuur aanmaken, versturen en de betaling in de gaten houden. Bij late betaling stuur je een herinnering, en soms nog een tweede of derde. In het ergste geval schakel je een incassobureau in. Gemiddeld besteedt een waarnemend huisarts twee tot vier uur per maand aan facturatie en debiteurenbeheer. Dat is tijd die je ook aan patiëntenzorg of vrije tijd had kunnen besteden.
Hoe WaarneemWeb dit automatiseert: op het platform wordt bij elke afgeronde waarneming automatisch een factuur gegenereerd op naam van de waarnemer. De factuur bevat alle wettelijk verplichte elementen, inclusief de btw-vrijstellingsvermelding, en wordt doorlopend genummerd. De factuur is gebaseerd op de bevestigde transactiegegevens — datum, uren, tarief en opdrachtgever — en hoeft niet handmatig te worden aangemaakt of verstuurd.
Na afronding van de waarneming genereert WaarneemWeb automatisch de factuur en stuurt een iDEAL-betaallink naar de praktijk. Je hoeft geen debiteurenbeheer te voeren — wij bewaken de betalingstermijn en sturen automatisch herinneringen. Zodra de praktijk betaalt, wordt je vergoeding direct doorgestort. De factuur dient daarnaast als administratief document voor je boekhouding en belastingaangifte.
Pro-gebruikers hebben daarnaast toegang tot jaaroverzichten: een compleet overzicht van alle waarnemingen, inkomsten en opdrachtgevers over het kalenderjaar. Dit vereenvoudigt je belastingaangifte aanzienlijk en geeft je accountant direct alle benodigde informatie.
Factureren hoeft geen last te zijn. Met de juiste automatisering bespaar je tijd, voorkom je fouten en houd je je administratie moeiteloos op orde.